Menú Cerrar

Cómo hacer una nota de crédito

Cuando un comprador y un vendedor llegan a un acuerdo, normalmente se generan ciertos documentos que avalen tal compromiso ante cualquier eventualidad, como un contrato, facturas, notas de créditos, etc.

Una nota de crédito es un documento legal a favor del comprador que se genera durante una operación de compra-venta y luego de haber emitido la factura. Tiene como objeto agregar, al monto acordado, porcentajes de descuento. Estos porcentajes pueden ser desde una anulación total, un cobro de un gasto adicional o el reembolso de dinero, por ejemplo.

Las notas de crédito son como una factura normal, pero con una aclaratoria.

Ejemplo de nota de crédito

Cómo funcionan las notas de crédito

En cualquier parte del mundo está prohibido eliminar facturas generadas. Es por eso que, si se presenta un error durante la facturación las notas de crédito funcionan como “correctores”. Son las empresas o vendedores los que crean las notas de crédito.

Por ejemplo, si durante la contratación de un servicio de reparación de electrodomésticos se cobró por adelantado los posibles materiales a utilizar y finalmente no se usaron por completo, la empresa o prestador de servicio puede crear una nota de crédito especificando un descuento por los servicios o recursos no consumidos por el cliente.

Es así como el cliente o comprador obtiene beneficios que podrá reclamar de inmediato o en sus próximas compras, todo según sea el acuerdo con el vendedor.

Entre las razones que pueden llevar a la emisión de una nota de crédito están:

  • Otorgar algún tipo de descuento a un cliente que no se detalló en la primera factura.
  • Corrección de errores de la factura producida al momento de realizar la compra venta. Como equivocaciones cuando se escribe el monto real de los productos o servicios.
  • Por devoluciones que hace el cliente y donde se le debe reembolsar el dinero o parte del monto.
  • Anulaciones o descuentos por ofertas y promociones.

Cómo hacer una nota de crédito

Es muy fácil crear una nota de crédito. Sólo debe contener la misma información que en la factura, exactamente igual, pero con la diferencia de que se incluirá el motivo específico por el cual se ha creado esa nota. Por ejemplo, cualquiera de los mencionados más arriba.

Normalmente el elemento añadido se puede especificar con las letras NC, que hacen referencia a nota de crédito.

Las notas de crédito deberían tener:

  • El nombre, razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de la empresa que emite el documento.
  • El número de folio correspondiente a esa nota de crédito.
  • Lugar y fecha de emisión.
  • Número de registro de Contribuyente.
  • Detalle de lo que se está comprando y vendiendo, es decir, los productos y servicios pactados.
  • Valor unitario establecido para cada uno de los elementos a comprar/vender. Se debe plasmar también importes de impuestos.
  • Opcional: si se trata de una importación, se debe mencionar todos los datos que esto acarrea, como número de registro y fecha del documento de Aduana.
  • Fecha de impresión y datos de identificación de la imprenta, que debe estar debidamente autorizada por Hacienda Federal.
  • Señalar la vigencia de ese documento, de qué fecha a qué fecha será válido.

nota de crédito

Diferencia entre nota de crédito y nota de débito

Como hemos mencionado, las notas de crédito están a favor del comprador, es decir, esta persona percibe una especie de bonificación o devolución de su dinero que se le acredita, en efectivo o mediante transferencia.

Mientras que las notas de débito, vistas también desde el comprador, se emiten para debitarle a éste una cantidad de dinero por gastos incurridos (del vendedor) o errores que requieren que el comprador pague más dinero de lo que dice la factura original.

Si tomamos el ejemplo anterior, si el técnico en electrodomésticos utiliza más recursos de lo que se planteó en la factura para poder llevar a cabo el trabajo, tendrá todo el derecho de crear una nota de débito para cobrarle al cliente los gastos no contemplados.

Las notas de débito son comunes en los gastos de tarjetas de crédito cuando el cliente del banco no paga a tiempo sus deudas, entre otros casos.

Conclusiones y recomendaciones

No está mal tener que emitir notas de crédito. Son documentos legales que hacen parte de las operaciones en cualquier área comercial, por lo que no debería existir ningún inconveniente a la hora de emitirlas o recibirlas.

Si tus facturas son hechas de manera tradicional deberías pensar en hacerlas de forma digital, de esta manera puedes crear muchas copias y respaldarlas en archivos que puedes llevar a donde quieras. Existen muchos softwares que permiten crear facturas y notas de crédito en pocos segundos, además de proporcionar un control automatizado sobre estos documentos, algunos de ellos son:

  • Factusol.
  • Debitoor.
  • Anfix.
  • Factura Directa.
  • Billin.
  • Invoice Home.
  • Zfactura.
  • Keyandcloud.
  • Idesoft.

Lo ideal es que tanto las facturas como las notas de crédito estén creadas bajo el mismo formato para que no existan incongruencias sobre ellas.

Artículos relacionados

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *